Speichermodus für Testpersonendaten

Hierunter fallen alle Angaben, die eine Testperson identifizierbar machen könnten: Name, Geburtsdatum, Geschlecht usw.

Genau bei diesen Daten unterscheiden sich die beiden Modi:

Hierunter fallen alle strukturierten Antworten aus den Tests und Fragebögen – z.B. angekreuzte Auswahlmöglichkeiten, Skalenwerte oder numerische Eingaben.

Im Server-Modus werden diese Daten verschlüsselt auf dem Server gespeichert und dort ausgewertet. Im lokalen Modus werden sie auf dem Gerät ausgewertet, das den Test abschließt, und Ende-zu-Ende-verschlüsselt gespeichert; der Server kann sie nicht lesen.

Manche Tests enthalten offene Textfelder, in denen die Testperson frei formulieren kann und die somit potenziell sensible oder identifizierende Inhalte enthalten können.

Je nach Art der erhobenen Daten und dem Kontext Ihrer Arbeit eignet sich ein anderer Modus. Beantworten Sie die folgenden Fragen, um eine allgemeine Empfehlung zu erhalten.

Den Speichermodus finden Sie in Ihren Kontoeinstellungen unter Einstellungen → Speichermodus. Der Server-Modus ist standardmäßig aktiviert.

Dort sehen Sie zwei Karten: Server-Modus und Lokaler Modus (E2EE). Klicken Sie auf die gewünschte Karte, um den Modus zu aktivieren.

Sie kommen direkt dorthin über Einstellungen → Speichermodus.

Im Server-Modus werden alle Testpersonendaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Geschlecht usw.) und Testdaten (Angaben und Ergebnisse) verschlüsselt in der Datenbank der Plattform gespeichert. Die Daten sind mit Ihrem Account verknüpft und stehen Ihnen nach dem Login von jedem Gerät zur Verfügung.

Technische Sicherheitsmaßnahmen im Server-Modus

• Verschlüsselung in der Datenbank: Testpersonendaten werden mit AES-256 verschlüsselt gespeichert
• Verschlüsselung bei der Übertragung: Alle Daten werden über eine gesicherte TLS-Verbindung übertragen
• Serverstandort Deutschland: Der Server befindet sich in einem zertifizierten Rechenzentrum in Falkenstein, Deutschland
• Keine Weitergabe: Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben

• Brauche ich einen AVV im Server-Modus?

  Wenn Sie personenbezogene Daten (z.B. Name, Geburtsdatum) Ihrer Testpersonen im Server-Modus speichern, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) erforderlich. Diesen können Sie direkt in Ihren Kontoeinstellungen digital abschließen. Wenn Sie keine personenbezogenen Daten angeben (z.B. nur anonyme Kennungen verwenden), ist kein AVV notwendig.

• Kann ich von mehreren Geräten auf meine Daten zugreifen?

  Ja. Da Ihre Testpersonendaten im Server-Modus auf dem Server gespeichert werden, können Sie sich einfach auf einem anderen Gerät anmelden und haben sofort Zugriff auf alle Ihre Daten. Es ist kein Export oder Import notwendig.

• Wie sind meine Daten im Server-Modus geschützt?

  Ihre Daten werden mit AES-256 in der Datenbank verschlüsselt und über eine gesicherte TLS-Verbindung übertragen. Der Server befindet sich in einem zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland. Es findet keine Weitergabe an Dritte statt.

Im lokalen Modus verschlüsselt Ihr Browser lokal alle Stammdaten der Testpersonen (Name, Geburtsdatum, Geschlecht, Fallnummer), bevor sie den Server erreichen. Die Ergebnisse eines Tests verschlüsselt das Gerät, das den Test auswertet: bei digitalen Tests das Gerät der Testperson, bei Papiertests Ihr Browser. Der Server speichert nur den Chiffretext.

Was der Server im lokalen Modus speichert:

• Verschlüsselte Stammdaten und verschlüsselte Ergebnisse, die nur mit Ihren Schlüsseln lesbar sind
• Eine zufällige technische Kennung je Testperson, ohne Bezug zur Person
• Verwaltungsangaben ohne Personenbezug: zuständiges Teammitglied, Status, verwendete Testvorlage, Zeitpunkte

Die Einrichtung des lokalen Modus ist in wenigen Klicks erledigt:

Klicken Sie in den Speichermodus-Einstellungen auf die Karte Lokaler Modus (E2EE). Ein Einrichtungsdialog öffnet sich, in dem Sie ein Tresorpasswort (mindestens 12 Zeichen) festlegen. Dieses Passwort schützt die Schlüssel, mit denen Ihre Testpersonendaten und Ergebnisse verschlüsselt werden.

Danach zeigt der Dialog Ihren Wiederherstellungscode. Speichern oder drucken Sie das Wiederherstellungsblatt und bestätigen Sie, dass Sie es sicher aufbewahrt haben. Erst dann ist der lokale Modus aktiv. Neue Testpersonen werden ab sofort verschlüsselt angelegt. Bestehende Server-Testpersonen bleiben unverändert verfügbar.

Wo liegen die Daten?

Verschlüsselte Testpersonendaten und Ergebnisse liegen auf dem Server, wie im Server-Modus. Der Unterschied: Ihr Browser verschlüsselt sie vor dem Speichern und entschlüsselt sie beim Anzeigen. Im Browser selbst bleibt nichts dauerhaft gespeichert. Auf Wunsch merkt sich der Browser den entsperrten Zugang auf diesem Gerät, höchstens 14 Tage.

Was sollte ich beachten?

Ohne entsperrten Tresor zeigt die Plattform Testpersonen nur als Verschlüsselte Testperson und Ergebnisse nicht an. Zum Entsperren brauchen Sie das Tresorpasswort, den Wiederherstellungscode oder eine Schlüsseldatei. Verlieren Sie alle drei, sind die verschlüsselten Daten dauerhaft unlesbar. Wir können den Tresor nicht für Sie öffnen.

So sichern Sie Ihren Zugang

Bewahren Sie das Wiederherstellungsblatt an einem sicheren Ort auf, etwa im Praxissafe. Erstellen Sie zusätzlich eine Schlüsseldatei und speichern Sie sie auf einem verschlüsselten Datenträger. Beides können Sie in den Speichermodus-Einstellungen jederzeit erneuern.

Ihre Testpersonendaten müssen Sie nicht exportieren oder sichern; sie liegen verschlüsselt auf dem Server und sind in den täglichen Server-Backups enthalten. Sichern müssen Sie den Zugang, also die Mittel, mit denen Ihr Browser die Daten entschlüsseln kann:

• Tresorpasswort: legen Sie es bei der Einrichtung fest und können es in den Speichermodus-Einstellungen ändern.
• Wiederherstellungscode: wird bei der Einrichtung einmalig als Wiederherstellungsblatt (PDF mit Code und QR-Code) ausgegeben. Mit ihm öffnen Sie den Tresor, wenn Sie das Passwort vergessen haben, und legen ein neues fest. In den Einstellungen können Sie jederzeit einen neuen Code erzeugen; der alte verliert dann seine Gültigkeit.
• Schlüsseldatei (optional): eine kleine Datei, die den Tresor ebenfalls öffnet. Sie enthält keine Testpersonendaten. Geht sie verloren, widerrufen Sie sie in den Einstellungen.

Melden Sie sich auf dem anderen Gerät mit Ihrem Benutzerkonto an und entsperren Sie den Tresor mit Ihrem Tresorpasswort. Es ist kein Import und keine Synchronisierung nötig: Die verschlüsselten Daten liegen auf dem Server, und Ihr Passwort entpackt auf jedem Gerät dieselben Schlüssel.

Auf vertrauenswürdigen Geräten können Sie beim Entsperren wählen, dass der Tresor 14 Tage entsperrt bleibt. Der Zugang wird dann nur auf diesem Gerät gemerkt und endet nach 14 Tagen oder sobald Sie den Tresor sperren. Auf gemeinsam genutzten Geräten lassen Sie diese Option aus.

Alle Teammitglieder verwenden dieselben Schlüssel des Kontos. Wer eine verschlüsselte Testperson sehen soll, braucht zwei Dinge: die Berechtigung in der Teamverwaltung und das Tresorpasswort. Geben Sie das Passwort nur an Teammitglieder weiter, die auf die Daten zugreifen sollen, und ändern Sie es, wenn ein Mitglied das Team verlässt. Nach einer Passwortänderung müssen alle Mitglieder den Tresor neu entsperren.

Sie können jederzeit wieder zum Server-Modus wechseln. Klicken Sie dazu in den Speichermodus-Einstellungen auf die Karte Server-Modus und bestätigen Sie den Wechsel.

• Verschlüsselt angelegte Testpersonen bleiben verschlüsselt erhalten. Ihre Tests und Ergebnisse können Sie weiterhin öffnen, sobald Sie den Tresor entsperren; in der Testpersonenliste erscheinen nach dem Wechsel nur noch Server-Testpersonen
• Neue Testpersonen werden ab sofort wieder im Server-Modus angelegt
• Der Wechsel betrifft den gesamten Account und alle Teammitglieder

• Wo genau werden meine Daten im lokalen Modus gespeichert?

  Auf dem Server, in verschlüsselter Form. Ihr Browser verschlüsselt Testpersonendaten und Ergebnisse vor dem Speichern und entschlüsselt sie beim Anzeigen. Der Server hat die Schlüssel dafür nicht.

• Was passiert, wenn ich meine Browserdaten lösche?

  Nichts geht verloren. Höchstens der gemerkte Tresorzugang wird entfernt; beim nächsten Aufruf entsperren Sie den Tresor wieder mit Ihrem Tresorpasswort.

• Was passiert, wenn ich mein Tresorpasswort vergesse?

  Öffnen Sie den Tresor mit dem Wiederherstellungscode oder einer Schlüsseldatei und legen Sie ein neues Passwort fest. Haben Sie weder Passwort noch Code noch Schlüsseldatei, sind die verschlüsselten Daten dauerhaft unlesbar. Wir können sie nicht wiederherstellen.

• Können Teammitglieder auf verschlüsselte Testpersonen zugreifen?

  Ja, mit der passenden Berechtigung und dem Tresorpasswort des Kontos. Siehe Im Team arbeiten.

• Muss ich auf mehreren Geräten etwas synchronisieren?

  Nein. Melden Sie sich an und entsperren Sie den Tresor; die verschlüsselten Daten sind auf jedem Gerät dieselben.

• Kann ich Testpersonen vom Server-Modus in den lokalen Modus übertragen?

  Derzeit nicht. Der lokale Modus gilt für Testpersonen, die Sie nach dem Wechsel anlegen. Vorhandene Server-Testpersonen behalten ihren bisherigen Schutz und bleiben nach einem Wechsel zurück in den Server-Modus sichtbar.